【就活されてる方向け】受付事務の仕事内容とは?|一日の流れ(前編)

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オフィス
こんにちは!「花粉がつらい(*_*)」と周りの方が大変な思いをしている中、全く花粉と無縁でなんだか申し訳ないくらいピンピンしている森田店受付ミノです♪♪

さて、今回は新しく新生活を迎える方も就活をされている方も、全く知らない仕事をスタートする上で気になる「仕事内容・業務内容・一日の流れ」。大阪ガスのサービスショップ、株式会社トムコに受付事務として勤める私から、『日々何をしているのか?』という一日の仕事内容を前編と後編に分けてじっくりご紹介したいと思います!
”受付事務”といっても企業によって仕事内容は様々かと思います。”受付事務”にこれから勤められる方、勤めようかな?とお考えの方はこんな仕事内容もあるのか、と少しでも参考にして頂ければと思います(^O^)

目次

  • まず出社したら・・|営業時間(9時)までにすること
  • (営業時間)午前中にすること
    • 9:00~11:00
    • 11:00~12:00
  • まとめ

 まず出社したら・・|営業時間(9時)までにすること

まず、朝8時半頃に受付は出社します。それからサービスショップとしての営業が始まる9時までの時間が肝です!

  • パソコンを立ち上げ、システム起動させる
  • レジ金の用意をする
  • 床の掃除をする
  • お昼のお弁当の発注をする
  • 店頭を開ける(オープンさせる)

他にも細々とありますが、ざっとご覧のとおりです。どれも9時までに終わらせないと営業時間に入ると、そんな暇がなかったり、実際の来客対応に間に合わなかったりと、他の業務がおしてしまいます・・。
そのため、改めて自分の毎日を思い返してみても、出社してから9時までの時間は結構バタバタしています(・・;)

(営業時間)午前中にすること

大阪ガスのサービスショップは基本、9時から店頭営業・電話受付が始まります!(一部、例外店舗あり)

9:00~11:00

せわしい

この時間は、ほぼ毎日一瞬で過ぎ去ります・・。一日の中で一番忙しい時間帯だと私は感じます(*_*)

  • 前日の各店の店頭受取金の集計
  • 電話応対
  • 業務案件の入力
  • 来客応対
  • 配送対応

以上の業務がメインになります!受付事務という名前ですが、電話応対が主体となるのが私の仕事です。何をするにも、電話応対をしながらその片手間に別の業務を進めていくというスタンスです。
中でも、私は株式会社トムコの本店に勤務しているので、本店だけの業務として他の各店の店頭受取金(ガス料金のお支払い)の集計業務を毎朝必ず行います。

また、この朝の時間は、昨晩何か機械でご不便があったお客様や、朝一なら電話繋がるだろうというお客様、その日中のご予約を頂いてるお客様からの日時変更やキャンセルの申し出などのお電話が殺到します。その中で、ガス料金を支払いに来られる方の応対や部品や機械の納品などの配送さんの応対もしないといけません。
特に、ガス料金のお支払いには、

  1. 既にガスが止まっていないかどうか。
  2. (当日の止まる予定があれば)担当部署へ既にガス止める作業が完了していないか確認。
  3. (後日止まる予定があれば)担当部署へ収納済の連絡を入れる。
  4. お客様の手持ちの払込書以外の未収金がないかどうか。
  5. 領収書の発行と金銭受取。

以上のとおり、中々の見落とし・ミスが許されない確認事項が満載です。やはりお金のやり取りをお客様とするわけなので、忙しいからと言って冷静さ・正確さは欠かせません。日々の仕事の中で、とても重要な業務だと思っています。

11:00~12:00

この時間になると少し電話の受電は落ち着きます。この時間でキーポイントなのが、午後の業務の準備です。
昨日の営業時間外の時間から、今の時間までに追加で入った当日の午後行の業務案件を抜けのないようにチェックします。この業務は、営業さんが午前の業務から事務所に戻ってきた際に「午後の(案件の準備)できてる?」と、声掛けられるより前に終わらせておくのがべストです。
そのため営業さんが帰ってきそうな11時半を過ぎてまだできてなかったら、(早くしなきゃ・・)と内心焦りながらみんなが動いてるように感じますね(・・;)

まとめ

以上が、株式会社トムコの受付事務として働く私の一日の流れ≪午前中編≫になります!
受付事務という名ではありますが、あくまで記載の事項は、すべてお客様の電話対応の片手間に事務作業を進めるというところが、ポイントです!この点は、私も入社当時は思い描いていた業務内容とギャップがあったことの内の大きな一つでした。

それでは、前編はここまで♪次回の後編、午後の流れをお伝えしていきます!興味のある方は、また引き続きご覧頂けると嬉しいです!

済ミカタサービス

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三野ちなみ

株式会社トムコで、森田本店の受付をしています! 受付歴はまだ1年と少しですが、以前は某コンビニの店長業務をしていたので仕事に対する意欲・ポジティブさには自信あります! うるさいぐらい声がとにかくでかいと言われます(笑) 明るく元気をモットーに日々笑顔第一(^O^)♪
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